Guide Restauco --> Acheter au plus proche


Comment achète-t-on dans un établissement public ?


Qu’une cuisine soit gérée par sa collectivité (en régie) ou par un prestataire externe (délégation de service), elle doit se fournir en produits (locaux). En tant qu’acheteur public, elle se doit de respecter les règles du marché public. Comment ça fonctionne ? Quelles différences de fonctionnement lorsqu’on veut travailler avec les produits de proximité ?


image fonctionnement_MP.png (36.7kB)
(source : Realisab)
Avant d’aller plus loin, un peu de vocabulaire :
  • Acheteur : responsable des achats d’un établissement de la Restauration Hors Domicile.
  • Appel d’offre : l’appel d’offre est fait par un commanditaire, public ou non, qui souhaite ouvrir à la concurrence un marché pour la réalisation d’une prestation donnée. Le recours à un appel d’offre nécessite l’établissement préalable d’un cahier des charges détaillant les exigences et contraintes du commanditaire. Un appel d’offre doit s’effectuer dans le cadre des marchés publics pour les organismes publics (voir Marché public).
  • Cahier des charges : « document fixant les obligations des cocontractants lors de la vente d'un marché public. » (Larousse) Le cahier des charges établit les conditions sous lesquelles une prestation est réalisée. Les labels sont dotés de cahiers des charges, ce qui permet de contrôler les produits tombant sous leur joug avec des critères précis.
  • Centrale d’achat : organisme qui gère les principaux aspects des achats de ses affiliés (négociation, logistique…), qui peuvent être détaillants ou grossistes. Les centrales d’achats sont liées à leurs affiliés via un contrat.
  • Cuisine (en régie ou déléguée) : lieu de préparation d’un repas dans un établissement de la Restauration Hors Domicile. Dans la restauration collective française, on distingue :
    • o Les cuisines gérées directement par la collectivité ou l’établissement ; en France, ce sont les cuisines « en régie » ;
    • o Les cuisines en gestion concédée, gérées par un prestataire. En France, on parle de « délégation de service public ». Le prestataire en question peut être public ou privé.
    • Dans ce cadre, on distingue trois types d’approvisionnement :
    • o Cuisine sur place : les repas sont fabriqués là où ils sont servis ;
    • o Cuisine centrale : établissement où sont fabriqués des repas livrés dans des restaurants satellites ou des lieux de restauration collective ;
    • o Restaurant satellite : ils peuvent fabriquer des repas sur place, mais reçoivent des préparations d’une cuisine centrale la plupart du temps.
  • Marché de gré à gré : marché passé entre un acheteur et un producteur, qui ne nécessite pas de passer un appel d’offre. Pour les instances publiques acheteuses, il faudra passer par un appel d’offre si l’on passe le seuil des marchés publics.

Ici d’autres définitions ou informations concernant les marchés publics :
https://www.boamp.fr/Espace-entreprises/Comment-repondre-a-un-marche-public/Glossaire

Rappel
Dans le glossaire, vous trouverez de nombreuses définitions sur les mots utilisés dans ce guide et bien d’autres. Si vous voulez connaitre le sens d’un mot, allez y faire un tour. GLOSSAIRE

En Europe, les marchés publics sont régis par la réglementation européenne et se déclinent avec quelques différences dans chaque pays. Les procédures sont souvent similaires.

Principes des marchés publics
Marché public : contrat passé entre un acteur public (une administration) et un opérateur privé. L’administration achète une prestation à travers un marché public. La mise en concurrence doit être transparente afin que chacun puisse postuler pour ce contrat public. Dans tous les pays de la Grande Région, les offres de marchés publics sont disponibles en ligne.

Les marchés publics européens répondent à un principe commun : la transparence des procédures.

Qui sont les acheteurs publics ?
Dans les acheteurs publics, on retrouve :
  • • L’État,
  • • Les collectivités territoriales,
  • • Les établissements publics,
  • • Les organismes privés créés pour satisfaire des besoins d’intérêt général.

Seuil commun aux pays Européens
Dans le cas de la restauration, les acheteurs sont soumis au seuil des marchés de services et de fournitures par leurs achats des produits (fournitures) ou la rémunération de service de restauration.
Pour les autorités publiques, à partir d’un volume d’achats de 221 000 € (hors taxes), les marchés de services et de fournitures ont l’obligation de publier leur offre dans le JOUE (journal officiel de l’union Européenne). Pour les autorités centrales (Etat et ses établissements), le seuil est fixé à 144 000 €. En dessous ce seuil, chaque pays a ses propres seuils et particularité.

image seuils_europe.png (0.1MB)
Attention :
Les seuils sont mis à jour régulièrement par l’Union européenne.

Les procédures européennes
Au-dessus de 221 000 €, le marché public est régi par la législation européenne et le marché est passé selon l'une des procédures formalisées suivantes :
  • Procédure ouverte : (la plus fréquente) n'importe qui peut présenter une offre complète.
  • Procédure restreinte : n'importe qui peut demander à participer mais seuls ceux qui sont présélectionnés peuvent soumettre une offre.
  • Procédure négociée concurrentielle : n'importe qui peut demander à participer mais seuls ceux qui sont présélectionnés peuvent soumettre une offre initiale et négocier (à utiliser seulement si des négociations sont nécessaires en raison de la nature spécifique ou complexe de l'achat).
  • Dialogue compétitif : utilisé pour proposer une méthode répondant à un besoin défini.
  • Partenariat d'innovation : peut être utilisé lorsqu'il est nécessaire d'acheter un bien ou un service qui n'est pas encore disponible sur le marché.
Autres techniques d'appel d'offres
  • • Signer un accord-cadre pour des appels d'offres nécessitant des achats de nature répétitive

Comment détermine-t-on le seuil et la procédure à suivre ?
Pour savoir quelle procédure suivre, l’acheteur doit regarder son volume d’achat (en € hors taxe). La procédure de mise en concurrence est choisie en fonction du seuil atteint par le volume des achats d’une famille sur la durée du marché (6 mois, 3 ans, …).
On parle de nomenclature : on découpe des familles de produits homogènes dans l’ensemble des produits achetés. Chaque collectivité est libre d’établir sa propre nomenclature. Une famille peut être découpée en plusieurs lots plus ou moins homogènes. On parle alors d’allotissement. Chaque lot peut être attribué à une entreprise différente.

Lot : Partie d’une procédure de marché public, définie par le fractionnement du besoin en prestations distinctes. Chaque lot donne lieu à un marché séparé des autres lots. (définition du BOAMP , Bulletin officiel des annonces de marchés publics).

Par exemple :
Dans un marché, on peut avoir une famille fruits et légumes, une famille viandes… Dans la famille viandes, on peut trouver un lot viande de porc, un lot viande de bœuf, …

En Résumé :
• Nomenclature = ensemble des familles d’un marché
  • • Famille = somme de lots
  • • Lot = somme de produits homogènes appartenant à une même famille
  • • Valeur d’achat sur la durée du marché = indique le seuil en dessous ou au-dessus duquel la famille se trouve.
  • • Seuil = indique la procédure à suivre

Critère de notation
L’attribution du marché se fait à l’offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés dans le marché. Ces critères formeront une note finale et peuvent être pondérés suivant l’importance qu'ils représentent dans l'offre (qualité du produit, environnement, service parallèle …).

Différents critères de notation (ou d'attribution) :
  • • Prix (conseillé : pas en dessous de 30 % de la note)
  • • Offre
  • • Impact environnemental (conseillé : maximum 20 %)
  • • Qualité
  • • Moyens humains appliqués à l’achat spécifique
  • • ...
Exemple 1 : denrées alimentaires, critère prix minoritaire (ici 30% de la note)
image ex1_choix_MP.png (31.2kB)

Exemple 2 : denrées alimentaires, critère prix majoritaire (ici 60% de la note)
image ex_2_choix_MP.png (17.8kB)

En Résumé :
Pour introduire des produits locaux, il faut :
  • • Connaître les acteurs locaux, les producteurs (c’est le sourcing),
  • • Adapter l’appel d’offre au contexte local, aux producteurs (saisonnalité, critères de productions, qualité, performances environnementales…),
  • • Accompagner les producteurs sur la réponse aux marchés et simplifier au maximum l’appel d’offre.
En France
Les principes du marché sont les suivant :
  • • Transparence des procédures
  • • Liberté d’accès à la commande publique
  • • Egalité de traitement des candidats

Les seuils et procédures françaises pour un marché de fournitures et de services se trouvent ci-dessous :

image Capture2cran_p20.jpg (84.6kB)

A savoir :
Les seuils ci-dessus seront probablement amenés à changer après le 31 décembre 2019.

Plus de détails sur les procédures en France :
BOAMP.fr (Bulletin officiel des annonces de marchés publics).
Service-public.fr

En Belgique
Les principes du marché sont les suivant :
  • • Egalité,
  • • non-discrimination,
  • • Transparence
  • • Proportionnalité
Les seuils des procédures belges pour les marchés de fournitures et de services se trouvent ci-dessous :

image Capturebelge.jpg (94.2kB)

Si l’estimation du marché est supérieure à 144.000€, le marché doit être divisé en lots.

Plus de détails sur les procédures :
http://www.uvcw.be/impressions/toPdf.cfm?urlToPdf=/articles/0,0,0,0,2476.htm
http://www.centres-de-vacances.be/fileadmin/user_upload/Brochures_et_Outils/brochures_et_autres/Cahier_special_des_charges.pdf
• Les procédures de passation des marchés publics, 2008 :
http://www.uvcw.be/impressions/toPdf.cfm?urlToPdf=/articles/0,0,0,0,2476.htm
• Cahier spécial des charges Objet : confection et livraison de repas dans des collectivités d’enfants de 3 à 18 ans, 2012 : http://www.centres-de-vacances.be/fileadmin/user_upload/Brochures_et_Outils/brochures_et_autres/Cahier_special_des_charges.pdf

Au Luxembourg

Les principes du marché sont les suivants :
• Transparence.
• L’équité́ de traitement et l’égalité des chances.
• Recours à la concurrence.
• Gestion judicieuse des disponibilités financières des entités publiques.
o Adjudication du marché au Mieux-disant
o Disponibilité de moyens financiers

Les seuils des procédures luxembourgeoises se trouvent ci-dessous :

image capture_1_Lux.jpg (87.0kB)
image Capture2lux.jpg (67.8kB)

Clause préférentielle en faveur d’un soumissionnaire local
Le collège des bourgmestre et échevins ou l’organe habilité peut, lorsque le montant total du marché à conclure n’excède pas 20 000 €, attribuer le marché à un concurrent résidant dans la commune.

Condition :
Le prix offert par le concurrent local ne doit pas dépasser de plus de 5% celui de l’offre économiquement la plus avantageuse ou celui de l’offre au prix le plus bas.

En Allemagne
Rhénanie-Palatinat

Les principes du marché sont les suivants :
Efficacité et économie au sens du § 7 LHO (point 14 " Beschaffung von Lieferungen und Leistungen ", paragraphe 14.1.2.). [6]
Prise en compte des conditions sociales (Point 14 " Grundsätze zur Berücksichtigung internationaler Arbeitsstandards bei öffentlichen Aufträgen des Landes ", paragraphe 11.1). [6]
Égalité de traitement (tous les fournisseurs doivent recevoir les mêmes informations sur les performances requises). [7]

Sources :
• Ministerium der Finanzen, «Öffentliches Auftrags- und Beschaffungswesen in Rheinland-Pfalz,» [En ligne]. Available:
http://landesrecht.rlp.de/jportal/;jsessionid=FD8B53D0337E95461B79DDADDB454C9F.jp23?quelle=jlink&docid=VVRP-VVRP000003225&psml=bsrlpprod.psml#ivz62
• Lignes directrices sur les marchés publics du Campus de l’environnement Birkenfeld (accès limité)

Les seuils de publicité de la Rhénanie-Palatinat :
image Capture1_all.jpg (66.1kB)


Sarre

Les principes du marché sont les suivant :
• La liberté de concurrence
• La non-discrimination
• La transparence
• Un ménage économe
• Protection de l'environnement
• Aspects sociaux (pas d'achat de produits issus de l'exploitation du travail des enfants Convention de l'OIT (Organisation internationale du travail))

Sources :
Ministerium der Finanzen, «Amtsblatt des Saarlandes p2.,» 23. Oktober 2008. [En ligne]. Available: https://www.saarland.de/dokumente/tp_sff/Amtsblatt_23-10-08_BeschaffungsRL.pdf.

Les seuils de procédure et de publicité pour la Sarre :
image Capturesarre.jpg (50.1kB)
(1) Jusqu'à 3 000,00 € nets pour le Campus de l’environnement Birkenfeld : achat direct (pas de comparaison d'offres nécessaire)
(2) Jusqu'à 10.000,00 € net (jusqu'à 15.000 € net dans le secteur des technologies de l'information et de la communication) : calcul informel des prix avec au moins 3 candidats
(3) Jusqu’à 25 000 €


En dessous du seuil et des procédures européennes, les marchés publics allemands sont régis par la loi budgétaire qui se réfère aux lois suivantes :
  • • Die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) - Règlementations sur les Procédures d'Adjudication de Fournitures et de Services,
  • • Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) - Règlementations sur les Procédures d'Adjudication de Travaux Publics,

Attention
Si les administrations scolaires publiques, les jardins d'enfants municipaux, les hôpitaux municipaux et les universités sont soumis au droit des marchés publics, les établissements d'enseignement et de soins confessionnels ne le sont pas.
L'Allemagne est un état fédéral. De ce fait il peut y avoir des règles spécifiques supplémentaires par Länder.


Les procédures européennes (au-dessus de 221 000€) et allemandes (en dessous de 221 000 €) sont similaires mais avec des noms différents :
  • • « Öffentliche Ausschreibung’ (adjudication publique) correspond à la « procédure ouverte »,
  • • « Beschränkte Ausschreibung» (adjudication limitée) comprend les mêmes étapes que la «procédure restreinte»,
  • • « Freihändige Vergabe » (procédure libre d'adjudication) peut être comparée à la « procédure négociée ».

Les adjudications limitées et les procédures libres d'adjudication peuvent être exécutées sans appel à concurrence préalable mais avec la garantie d’avoir un nombre suffisant de soumissionnaires.

Favoriser les produits de proximité de qualité dans son marché n’est pas toujours facile car :
• Pour favoriser la libre concurrence, la législation européenne interdit de mentionner l’origine des produits. On ne peut donc pas mentionner que l’on veut dans son marché des fruits du producteur voisin.
• Les marchés ne sont pas toujours adaptés aux producteurs de proximité (quantités trop importantes, technicité du dossier de réponse…).
Alors que faire pour favoriser l’entrée de produits de proximité dans son marché ? On ne peut pas mettre « local » dans un marché public mais on peut jouer sur :
• Un allotissement « fin » qui répond à la réalité.
• Un cahier des charges adapté
• Les familles

Allotissements fins
L’allotissement consiste à séparer les produits au sein d’une même famille suivant des critères qui leur sont propres. Ces critères sont :
  • • Géographique : ex : un lot est limité par la capacité de livraison de l’entreprise ou du producteur)
  • • Technique : définit par les besoins.

Il y a autant de marchés que de lots. Chaque lot peut être pourvu par une entreprise différente. Elle n’a pas l’obligation de répondre à la totalité de la famille mais elle doit répondre entièrement à un lot. Il est donc important de bien définir ses lots grâce au sourcing.

Plus l’allotissement est fin, plus il va intéresser le « petit » producteur car il sera adapté à ses besoins.
Par exemple :
On a une famille de viande supérieure à 25 000 €, si nos lots sont suffisamment fins (viande de bœuf, porc…), on peut gérer plus facilement la mise en concurrence. Plusieurs producteurs ou entreprises pourront répondre à des lots différents.


Attention :
  • • La valeur d’achat d’une même famille va permettre à l’acheteur de décider de sa procédure (suivant le seuil atteint). Voir seuil et les spécificités de chaque pays
  • • Si la famille est découpée en de trop nombreux lots, on peut être accusé de ne pas mettre en concurrence et de faire ce qu’on appelle du « saucissonnage».
  • • Faire de l’allotissement fin ne suffit pas à garantir la réponse de producteurs locaux à l’appel d’offre. Il faut faire du sourcing pour vérifier l’adéquation de l’offre et de la demande mais aussi communiquer auprès des agriculteurs et faciliter leur réponse.

Cahier des charges adapté aux produits de proximité de qualité
Le cahier des charges décrit les attentes et exigences de l’acheteur sous 2 aspects : administratif et technique.
Des conditions d’exécutions (clauses) peuvent être imposées par l’acheteur et doivent être respectées lors de la réponse. Des critères, sur lesquels seront sélectionnée les offres, pourront également être donnés.

Exemples de clauses autorisées :
  • • Clause environnementale : label bio, gain de biodiversité…
  • • Clause sociale : favoriser l’insertion professionnelle

Exemples de critères autorisés :

  • • Performances en matière d’approvisionnement direct
  • • Respect de la fraicheur et de la maturité des produits
  • • Prestation associée
  • • Valeur environnementale lié au marché (pourquoi votre produit a une bonne valeur environnementale ?)

À éviter :
  • • Clause sur les émissions de gaz à effet de serre (GES) car très difficile à manier et pas forcément comparable d’un producteur à l’autre. D’autant plus que le critère GES n’est pas forcément favorable aux petites entreprises.
  • • Clause sur la rémunération minimale qui ne favorise pas les producteurs.

Focus sur la notion de qualité des produits :
La qualité peut s'exprimer sous la forme de caractéristiques reconnues par la filière (morceaux de viande, catégorie de fruit, sans OGM), de spécificités de préparation (viande cubée en 30g, légumes lavés) ou de conditionnement (bac plastique), de qualité sanitaire, de la fraîcheur des fruits et légumes (délai entre récolte et livraison), de la maturation de la viande bovine, du taux de viande maigre, d'une charte des bonnes pratiques d'élevage, d'un label, ...
Sont autorisés dans les appels d'offre, les labels (ou leurs équivalents) référant seulement à la qualité d'un produit :
  • • le label rouge
  • • la mention « agriculture biologique »
  • • le qualificatif « fermier » se référant à un mode de production ;
  • • la mention « issus d’une exploitation de haute valeur environnementale »
  • • ...
Ne sont pas autorisés :
Les labels de qualité indiquant l'origine du produit (AOC, IGP, AOP) du fait de l'interdiction de mention d'origine.

Pour aller plus loin : https://www.village-justice.com/articles/preference-locale-dans-commande,21815.html

Certaines collectivités ont délégué tout ou partie de leur service de restauration. Afin de s'assurer du bon fonctionnement et du respect de la commande, il est nécessaire d'organiser le suivi du marché et le contrôle du prestataire.

Comment contrôler ?

  • • Rencontre régulière avec le prestataire
  • • Création d’un comité de suivi
  • • Contrôle inopiné sur :
    • o Les menus réalisés (comparés aux prévisionnels)
    • o La traçabilité : registre des étiquettes, bons de livraisons, …
    • o Les achats : registre des achats, vérification auprès des fournisseurs…

Astuces :

  • • Indiquer dans le cahier des charges le suivi du marché
  • • La collectivité doit se donner les moyens de contrôler le marché