Leitfaden für die Gemeinschaftsverpflegung --> In der unmittelbaren Umgebung einkaufen


Wie verläuft der Einkauf in einer öffentlichen Einrichtung?


Unabhängig davon, ob eine Küche innerhalb seiner Gemeinschaft (in Eigenregie) oder von einem externen Dienstleister (Vergabe einer Dienstleistung) verwaltet wird, sie muss mit (lokalen) Produkten versorgt werden. Öffentliche Einkäufer müssen die Regeln des öffentlichen Beschaffungswesens beachten. Wie funktioniert das? Wo liegen die Unterschiede, wenn man mit lokalen Produkten arbeiten will?


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Quelle : Realisab

Käufer: Verantwortlicher für den Einkauf in einem Betrieb der Außer-Haus-Verpflegung.
Ausschreibung: Die Ausschreibung erfolgt durch einen öffentlichen oder nicht öffentlichen Auftraggeber, der einen Auftrag für die Erbringung einer bestimmten Leistung dem Wettbewerb öffnen möchte. Die Verwendung einer Ausschreibung erfordert die vorherige Erstellung eines Lastenheftes, in dem die Anforderungen und Auflagen des Auftraggebers detailliert aufgeführt sind. Eine Ausschreibung muss im Rahmen des öffentlichen Auftragswesens für öffentliche Einrichtungen durchgeführt werden (siehe öffentliches Auftragswesen).
Lastenheft: Ein Dokument, das die Verpflichtungen der Vertragsparteien beim Verkauf eines öffentlichen Auftrags festlegt.“(Larousse). Das Lastenheft legt die Bedingungen fest, unter denen eine Leistung erbracht wird. Die Labels verfügen über Lastenhefte, die es ermöglichen, die Produkte, die davon betroffen sind, mit genauen Kriterien zu kontrollieren.
Einkaufszentrale: Organisation, die die Hauptaspekte der Einkäufe ihrer Mitglieder verwaltet (Verhandlung, Logistik...). Dies können Einzelhändler oder Großhändler sein. Zentrale Einkaufsstellen sind durch einen Vertrag an ihre Mitglieder gebunden.
Küche (in Eigenverwaltung oder delegiert): Ort, an dem eine Mahlzeit in einem Außer-Haus-Verpflegungsbetrieb zubereitet wird.

In der französischen Gemeinschaftsverpflegung wird unterschieden zwischen:
o Küchen, die direkt von der Gemeinde oder der Einrichtung verwaltet werden; in Frankreich sind dies die Küchen „in Eigenregie“;
o Verpachtete Küchen, die von einem Dienstleister verwaltet werden. In Frankreich spricht man von einer „Übertragung öffentlicher Aufgaben“, wenn der Leistungserbringer auch für die Abrechnung mit den Gästen zuständig ist. Der betreffende Anbieter kann öffentlich oder privat sein.

Innerhalb dieses Rahmens werden drei Arten der Versorgung unterschieden:
o Küche vor Ort: Mahlzeiten werden dort zubereitet, wo sie serviert werden;
o Zentrale Küche: Betrieb, in dem Mahlzeiten hergestellt und an Satellitenrestaurants oder Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung geliefert werden;
o Satellitenrestaurant (Convenience Food): Sie können Mahlzeiten vor Ort zubereiten, werden aber die meiste Zeit von einer zentralen Küche versorgt.

Freier Markt: Vertrag zwischen einem Käufer und einem Produzenten, der keine Ausschreibung erfordert. Für öffentliche Beschaffungsstellen wird eine Ausschreibung erforderlich, wenn der Schwellenwert für die öffentliche Beschaffung überschritten wird.

Hier finden Sie weitere Definitionen oder Informationen zur öffentlichen Beschaffung:
https://www.boamp.fr/Espace-entreprises/Comment-repondre-a-un-marche-public/Glossaire

Zur Erinnerung
Im Glossar finden Sie viele Definitionen von Wörtern, die in diesem Leitfaden und vielen anderen verwendet werden. Wenn Sie die Bedeutung eines Wortes wissen wollen, können Sie hier nachschauen. GLOSSAIRE

In Europa unterliegt die öffentliche Auftragsvergabe den europäischen Vorschriften, wobei es in jedem Land einige Unterschiede gibt. Die Verfahren sind oft ähnlich.

Prinzipien des öffentlichen Beschaffungswesens
Öffentliches Beschaffungswesen : Vertrag zwischen einem öffentlichen Akteur (einer Verwaltung) und einem privaten Betreiber. Die Verwaltung kauft eine Dienstleistung über das öffentliche Beschaffungswesen ein. Der Wettbewerb muss transparent sein, damit sich jeder um diesen öffentlichen Auftrag bewerben kann. In allen Ländern der Großregion sind die Angebote für öffentliche Aufträge online verfügbar.

Das europäische öffentliche Beschaffungswesen basiert auf einem gemeinsamen Prinzip: die Transparenz der Verfahren.

Wer sind die öffentlichen Auftraggeber?
Bei öffentlichen Auftraggebern finden wir:
● den Staat,
● lokale und regionale Behörden,
● öffentliche Einrichtungen,
● private Organisationen, die eingerichtet wurden, um Bedürfnisse im öffentlichen Interesse zu erfüllen.

Gemeinsamer Schwellenwert für europäische Länder
Im Bereich Gastronomie unterliegen Käufer durch den Kauf von Produkten (Lieferungen) oder die Bezahlung von Catering-Dienstleistungen dem Schwellenwert für Dienstleistungs- und Lieferverträge.
Für die öffentliche Hand sind Dienstleistungs- und Lieferaufträge ab einem Einkaufsvolumen von 221.000 € (ohne Steuern) verpflichtet, ihre Angebote im Amtsblatt der Europäischen Union (ABl) zu veröffentlichen. Für zentrale Behörden (Staat und seine Institutionen) ist der Schwellenwert auf 144.000 € festgelegt. Unterhalb dieser Schwelle hat jedes Land seine eigenen Schwellenwerte und Besonderheiten.


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Achtung:
Die Schwellenwerte werden von der Europäischen Union regelmäßig aktualisiert.

Europäische Verfahren
Oberhalb von 221.000 € unterliegt der öffentliche Auftrag der europäischen Gesetzgebung und der Auftrag wird nach einem der folgenden formalisierten Verfahren vergeben:
  • Offenes Verfahren:__ (interwiki inconnu) (am häufigsten) Jeder kann ein vollständiges Angebot abgeben.
  • Eingeschränktes Verfahren:__ (interwiki inconnu) Jeder kann sich für die Teilnahme bewerben, aber nur wer in die engere Wahl kommt, kann ein Angebot abgeben.
  • Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren:__ (interwiki inconnu) jeder kann sich um die Teilnahme bewerben, aber nur diejenigen, die vorausgewählt wurden, können ein erstes Angebot abgeben und verhandeln (nur anzuwenden, wenn aufgrund der besonderen Art oder Komplexität der Beschaffung Verhandlungen erforderlich sind.).
  • Wettbewerblicher Dialog:__ (interwiki inconnu) Wird angewendet, um eine Methode anzubieten, die einem festgelegten Bedarf entspricht.
  • Innovationspartnerschaft: Kann angewendet werden, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung erworben werden muss, die auf dem Markt noch nicht verfügbar ist.

Andere Ausschreibungstechniken
  • • Einen Rahmenvertrag für Ausschreibungen, die wiederkehrende Käufe beinhalten, unterzeichnen.

Wie wird der Schwellenwert und das Verfahren festgelegt?
Um zu wissen, welches Verfahren angewandt wird, muss der Käufer sein Einkaufsvolumen (in € vor Steuern) berücksichtigen. Die Ausschreibung wird nach dem Schwellenwert gewählt, den das Einkaufsvolumen eines Fachloses während der Vertragslaufzeit erreicht (6 Monate, 3 Jahre, …).
Man nennt es Nomenklatur, wenn aus der Gesamtheit der gekauften Produkte ein homogenes Fachlos ausgeschnitten wird. Es steht jeder Gemeinschaft frei, ihre eigene Nomenklatur festzulegen. Ein Fachlos kann in verschiedene mehr oder weniger homogene Lose aufgeteilt werden. Dies wird als Zuweisung bezeichnet. Jedes Los kann an ein anderes Unternehmen vergeben werden.

Los: Teil eines öffentlichen Vergabeverfahrens, definiert durch die Aufteilung des Bedarfs in einzelne Leistungen. Jedes Los führt zu einem von den anderen Losen getrennten Vertrag. BOAMP, Bulletin officiel des annonces de marchés publics/Deutsch: Offizielles Bekanntmachungsblatt für das öffentliche Auftragswesen) .

Zum Beispiel:
Auf einem Markt kann es ein Fachlos für Obst- und Gemüse, eins für Fleisch etc. geben. Im Fachlos Fleisch kann es einen Teil Schweinefleisch, einen Teil Rindfleisch geben, usw.

Zusammengefasst:

● Nomenklatur = alle Produktfamilien eines Marktes
● Familie = Summe der Lose (im Deutschen spricht man nur von Summe der Lose)
● Los = Summe homogener Produkte, die zu einer gleichen Produktgruppe gehören
● Anschaffungswert über die Laufzeit des Vertrages = gibt den Schwellenwert an, unterhalb oder oberhalb dessen sich das Los befindet.
● Schwellwert = gibt die zu befolgende Vorgehensweise an


Bewertungskriterien
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot, das auf der Grundlage der im Vertrag festgelegten Kriterien bewertet wird. Diese Kriterien bilden eine Endpunktzahl und können je nach Wichtigkeit, die sie im Angebot darstellen, gewichtet werden (Produktqualität, Umgebung, paralleler Service …).

Unterschiedliche Kriterien für die Bewertung (oder den Zuschlag):
● Preis (Empfehlung: nicht unter 30 % der Punktzahl)
● Angebot
● Umwelteinfluss (Empfehlung: maximal 20 %)
● Qualität
● Personalressourcen, die für diesen Einkauf eingesetzt werden
● ...

Beispiel 1: Lebensmittel, Preiskriterium gering bewertet (hier 30 % der Punkte)
image ex1_choix_MP.png (31.2kB)

Beispiel 2 : Lebensmittel, Preiskriterium hoch bewertet (hier 60 % der Punkte)
image ex_2_choix_MP.png (17.8kB)

Zusammengefasst:
Um lokale Produkte einzuführen, sollte man:
● die lokalen Akteure und Produzenten kennen (Sourcing),
● die Ausschreibung an den lokalen Kontext und an den Produzenten orientieren (Saisonalität, Produktionskriterien, Qualität, Umweltleistung…),
● die Erzeuger bei ihrem Angebot auf eine Ausschreibung begleiten und die Ausschreibung so weit wie möglich vereinfachen.


In Frankreich
Die Prinzipien des Vergabemarktes sind wie folgt:
● Transparenz der Verfahren,
● Freier Zugang zum öffentlichen Auftragswesen,
● Gleichbehandlung der Kandidaten.

Die französischen Schwellenwerte und Verfahren für einen Liefer- und Dienstleistungsauftrag sind wie folgt:

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Gut zu wissen:
Die oben genannten Schwellenwerte werden sich wahrscheinlich nach dem 31. Dezember 2019 ändern.

Weitere Details zu den Verfahren in Frankreich:
BOAMP.fr (Bulletin officiel des annonces de marchés publics/deutsch: Offizielles Bekanntmachungsblatt für das öffentliche Auftragswesen).
Service-public.fr

In Belgien
Die Prinzipien des Vergabemarktes sind wie folgt:
● Gleichheit,
● Nicht-Diskriminierung,
● Transparenz,
● Proportionalität.
Die Schwellenwerte für belgische Verfahren für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sind wie folgt:

image Capturebelge.jpg (94.2kB)

Wenn der geschätzte Auftragswert 144.000 € überschreitet, muss der Auftrag in Lose aufgeteilt werden.

Weitere Details zu den Verfahren:
http://www.uvcw.be/impressions/toPdf.cfm?urlToPdf=/articles/0,0,0,0,2476.htm
http://www.centres-de-vacances.be/fileadmin/user_upload/Brochures_et_Outils/brochures_et_autres/Cahier_special_des_charges.pdf
• Öffentliche Vergabeverfahren, 2008:
http://www.uvcw.be/impressions/toPdf.cfm?urlToPdf=/articles/0,0,0,0,2476.htm
• Besonderes Lastenheft: Zubereitung und Lieferung von Mahlzeiten in Einrichtungen für Kinder im Alter von 3 bis 18 Jahren, 2012: http://www.centres-de-vacances.be/fileadmin/user_upload/Brochures_et_Outils/brochures_et_autres/Cahier_special_des_charges.pdf

In Luxemburg

Die Prinzipien des Vergabemarktes sind wie folgt:
• Transparenz,
• Fairness der Behandlung und Chancengleichheit,
• Wettbewerbsvergabe,
• Vernünftiger Umgang mit den finanziellen Ressourcen der öffentlichen Einrichtungen,
o Vergabe des Auftrags an den besten Bieter,
o Verfügbarkeit von finanziellen Mitteln.

Die Schwellenwerte für die Luxemburger Verfahren sind wie folgt:

image capture_1_Lux.jpg (87.0kB)
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Vorzugsklausel zugunsten eines lokalen Bieters
Das Bürgermeister- und Schöffenkollegium oder die bevollmächtigte Stelle kann, wenn der Gesamtbetrag des abzuschließenden Vertrages 20.000 € nicht übersteigt, den Auftrag an einen in der Gemeinde ansässigen Mitbewerber vergeben.

Voraussetzung:
Der vom lokalen Wettbewerber angebotene Preis darf nicht mehr als 5 % höher sein als das wirtschaftlich günstigste Angebot oder das niedrigste Preisangebot.

In Deutschland
Rheinland-Pfalz

Die Prinzipien des Vergabemarktes sind wie folgt:
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Sinne von § 7 LHO (Punkt 14 „Beschaffung von Lieferungen und Leistungen“, Tz. 14.1.2.). [6]
Berücksichtigung der sozialen Bedingungen (Punkt 14 „Grundsätze zur Berücksichtigung internationaler Arbeitsstandards bei öffentlichen Aufträgen des Landes“, Absatz 11.1). [6]
Gleichbehandlung (alle Lieferanten sollten die gleichen Informationen zur geforderten Leistung erhalten). [7]

Quellen:
• Ministerium der Finanzen, „Öffentliches Auftrags- und Beschaffungswesen in Rheinland-Pfalz“, [Online]. Abzurufen unter:
http://landesrecht.rlp.de/jportal/;jsessionid=FD8B53D0337E95461B79DDADDB454C9F.jp23?quelle=jlink&docid=VVRP-VVRP000003225&psml=bsrlpprod.psml#ivz62
• Beschaffungsrichtlinien des Umwelt-Campus Birkenfeld (eingeschränkter Zugriff)

Schwellenwerte für die Veröffentlichung in Rheinland-Pfalz:
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Saarland

Die Prinzipien der Vergabe sind wie folgt:
• Freiheit des Wettbewerbs
• Nicht-Diskriminierung
• Transparenz
• Ein sparsamer Haushalt
• Schutz der Umwelt
• Soziale Aspekte (kein Kauf von Produkten, die aus der Ausbeutung von Kinderarbeit stammen ILO-Konvention (Internationale Arbeitsorganisation)

Quellen:
Ministerium der Finanzen, «Amtsblatt des Saarlandes p2.,» 23. Oktober 2008. [En ligne]. Available: https://www.saarland.de/dokumente/tp_sff/Amtsblatt_23-10-08_BeschaffungsRL.pdf.

Die Schwellenwerte für Verfahren und Veröffentlichungen für das Saarland:
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(1) Bis zu 3.000,00 € netto für den Umwelt-Campus Birkenfeld: Direktkauf (kein Angebotsvergleich notwendig)
(2) Bis zu 10.000,00 € netto (im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie bis zu 15.000 € netto): informelle Preiskalkulation mit mindestens 3 Kandidaten
(3) Bis zu 25.000 €


Unterhalb der europäischen Schwellenwerte und Verfahren wird das deutsche öffentliche Vergabewesen durch das Haushaltsgesetz geregelt, das auf folgende Gesetze verweist:
● Die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL),
● Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)

Achtung
Während öffentliche Schulträger, kommunale Kindergärten, kommunale Krankenhäuser und Universitäten dem Vergaberecht unterliegen, sind konfessionelle Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen nicht betroffen.


Das europäische Verfahren (über 221.000€) und das deutsche Verfahren (unter 221.000€) sind ähnlich, haben aber unterschiedliche Namen:
● Die „Öffentliche Ausschreibung“ entspricht dem „offenen Verfahren“
● Die „Beschränkte Ausschreibung“ umfasst die gleichen Schritte wie die „procédure restreinte“,
● Die „Freihändige Vergabe“ kann mit dem „Verhandlungsverfahren (procédure négociée)“ verglichen werden.

Beschränkte Ausschreibungen und offene Ausschreibungsverfahren können ohne vorherigen Wettbewerb, aber mit der Garantie einer ausreichenden Anzahl von Bietern, durchgeführt werden.

Lokale Qualitätsprodukte auf dem eigenen Markt zu bevorzugen ist nicht immer einfach, denn:
Um den freien Wettbewerb zu fördern, verbietet die europäische Gesetzgebung die Herkunftsangabe von Produkten. Sie können also nicht einfach erwähnen, dass Sie Obst vom benachbarten Erzeuger einkaufen wollen.
• Die Märkte sind nicht immer an die lokalen Produzenten angepasst (zu große Mengen, technische Beschaffenheit der Bieterunterlagen usw.).
Was kann man tun, um den Markteintritt von lokalen Produkten zu fördern? Sie können „lokal“ nicht bei einer öffentlichen Ausschreibung angeben, aber Sie können diese ein wenig beeinflussen, indem Sie:
• die Zuteilung „verfeinern“, sodass die Anforderungen der Realität entsprechen,
• ein angepasstes Lastenheft erstellen,
• die Fachlose spezifizieren.

Verfeinerte Zuteilung
Die Zuteilung besteht darin, Produkte innerhalb desselben Fachloses nach eigenen Kriterien zu trennen. Diese Kriterien sind:
● geografisch: Beispiel: ein Los ist durch die Lieferkapazität des Unternehmens oder Herstellers begrenzt
● technisch: nach den Bedürfnissen definiert.

Es gibt so viele Aufträge wie Lose. Jedes Los kann an ein anderes Unternehmen vergeben werden. Bieter sind nicht verpflichtet, auf das ganze Fachlos zu bieten, sie müssen aber auf ein vollständiges Los bieten. Deshalb ist es wichtig, mithilfe des Sourcings seine Lose klar zu bestimmen.

Je strukturierter die Loszuteilung, desto interessanter wird sie für den „kleinen“ Erzeuger, weil sie an seine Bedürfnisse angepasst ist.

Zum Beispiel:
Es gibt ein Fachlos von Fleisch von über 25.000 €. Wenn die Lose strukturiert genug sind (Rind, Schwein etc.), lässt sich die Ausschreibung besser managen. Mehrere Produzenten oder Unternehmen können auf verschiedene Lose reagieren.


Achtung:
● Der Kaufwert des gleichen Fachloses erlaubt dem Käufer, über sein Vorgehen zu entscheiden (je nach erreichtem Schwellenwert). Siehe Schwellenwerte und Besonderheiten der einzelnen Länder.
● Wenn ein Fachlos in zu viele Lose aufgeteilt wird, kann der Vorwurf entstehen, dass man eine Ausschreibung umgehen will und nach der sogenannten „Salamitaktik“ vorgeht.
● Eine strukturierte Loszuweisung allein reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass lokale Produzenten auf die Ausschreibung reagieren. Es muss ein Sourcing durchgeführt werden, um zu prüfen, ob Angebot und Nachfrage angemessen sind, aber auch, um mit den Landwirten zu kommunizieren und ihre Reaktion zu erleichtern.


An lokale Qualitätsprodukte angepasstes Lastenheft
Das Lastenheft beschreibt die Erwartungen und Anforderungen des Käufers unter 2 Aspekten: administrativ und technisch.
Leistungsbedingungen (Klauseln) können vom Käufer auferlegt werden und müssen in der Antwort berücksichtigt werden. Es können auch die Kriterien, nach denen die Angebote ausgewählt werden, angegeben werden.

Beispiele für zulässige Klauseln:
● Umweltklausel: Bio-Siegel, Steigerung der Biodiversität…
● Sozialklausel: Förderung beruflicher Integration

Beispiele für zulässige Kriterien:
● Leistung in Bezug auf die direkte Versorgung
● Berücksichtigung von Frische und Reifegrad der Produkte
● damit verbundene Leistungen
● die mit der Vergabe verbundene ökologische Wertschöpfung (warum hat Ihr Produkt eine gute ökologische Wertschöpfung?)

Folgendes ist zu vermeiden:
● Klausel zu den Treibhausgas-Emissionen (THG), weil diese sehr schwierig zu handhaben und nicht unbedingt von einem Hersteller zum anderen vergleichbar ist. Zudem ist das THG-Kriterium nicht unbedingt günstig für kleine Unternehmen.
● Klausel zum Mindestlohn, da diese die Hersteller nicht begünstigt.

Besonderer Fokus auf die Produktqualität:
Dies kann in Form von branchenweit anerkannten Merkmalen (Fleischstücke, Obstkategorie, ohne Gentechnik), Besonderheiten der Zubereitung (Fleischwürfel in 30 g, gewaschenes Gemüse) oder der Verpackung (Plastikwanne), der hygienischen Qualität, der Frische von Obst und Gemüse (Zeit zwischen Ernte und Lieferung), der Reifung von Rindfleisch, des Magerfleischanteils, einer Charta der guten landwirtschaftlichen Praxis, eines Labels usw. ausgedrückt werden.
In Ausschreibungen erlaubt sind Labels (oder deren Äquivalente), die sich nur auf die Qualität eines Produkts beziehen:
● das rote Label
● das Label „Ökologischer Landbau“
● die Bezeichnung „Bauer“ bezieht sich auf die Art zu produzieren
● der Begriff „aus einem Betrieb mit hohem ökologischen Wert“
● ...
Nicht erlaubt sind:
Gütesiegel, die die Herkunft des Produkts angeben (AOC, IGP, AOP) aufgrund des Verbots, die Herkunft zu nennen.

Für weitere Informationen: https://www.village-justice.com/articles/preference-locale-dans-commande,21815.html

Einige Gemeinden haben ihre Verpflegungsdienste ganz oder teilweise delegiert. Damit alles ordnungsgemäß abläuft und die Bestellung geliefert wird, ist es notwendig, die Vergabe und den Leistungserbringer zu kontrollieren.

Wie wird kontrolliert?

● Regelmäßige Treffen mit dem Leistungserbringer
● Einrichtung eines Kontrollausschusses
● Unangekündigte Kontrollen von:
  • ○ den gelieferten Gerichten (im Vergleich zum Voranschlag)
  • ○ Rückverfolgbarkeit: Register der Etiketten, Lieferscheine, …
  • ○ Einkauf: Einkaufsregister, Überprüfung ob dies mit den Lieferanten übereinstimmt...

Tipps:

● Im Lastenheft die Vergabekontrolle angeben
● Die Gemeinschaft muss über die Mittel verfügen, die Vergabe zu kontrollieren