Leitfaden für Poduzenten --> Ausschreibungen und Verträge
Ausschreibungen und Verträge
Wie antwortet man auf eine Ausschreibung oder eine Angebotsanfrage und wie schließt man einen Vertrag mit einem Käufer ab?Was Hersteller wissen müssen.
Vorschlag für ein Lastenheft-Typ (Frankreich) Quelle: CNFPT-DRAAF von der Loire - DIRECCTE von der Loire
Art des Käufers benennen
Allein oder als Gruppe antworten?
Bei einer gemeinschaftlichen Antwort auf eine Ausschreibung oder eine Anfrage ist es möglich, sich in Bezug auf Produkte, Mengen, Saisonalität usw. zu ergänzen. Ein solcher Zusammenschluss kann mehr oder weniger dauerhaft sein, je nach Einsatz der Beteiligten: Es gibt temporäre Zusammenschlüsse (gemeinschaftlich oder gesamtschuldnerisch) und permanente Zusammenschlüsse (Verein, Genossenschaft, Unternehmen, wirtschaftliche Interessenvereinigungen GIE).Im Rahmen eines öffentlichen Auftrags steht es frei, als Zusammenschluss zu antworten, auch wenn dies in den Ausschreibungsunterlagen nicht angegeben ist.
Private Märkte
Sie kommen von einer privaten Einrichtung (Schulen, auch solche mit staatlichem Vertrag, Hochschulen, Gymnasien, Altenheime) oder von einem privaten Abnehmer (Unternehmen der Gemeinschaftsverpflegung, Verein).Der Wert privater Märkte besteht hauptsächlich aus zwei Vorteilen:
● die Möglichkeit zur Akquisition,
● ein begrenzter Verwaltungsaufwand.
Worauf man achten sollte:
● Es ist besser, einen schriftlichen Vertrag aufzusetzen, der das Wettbewerbsrecht (insbesondere die Tariftransparenz) und das Gesetz über die Zahlungsfristen zwischen Gewerbetreibenden beachtet und die Regeln für die Preisfestsetzung festlegt. Bei einem einmaligen Auftrag genügt eine Bestellung oder ein Kostenvoranschlag, vorausgesetzt, dieser ist unterschrieben.
● Mit der Unterzeichnung des Vertrages verpflichtet sich der Hersteller/Lieferant zu zwei wesentlichen Aspekten: die gesundheitliche Unbedenklichkeit der Lebensmittel und die Befähigung, Aufträge unter den festgelegten Bedingungen zu erfüllen (insbesondere Produkteigenschaften, Mengen, Termine, Preise, Lieferung, Garantien etc.)
Öffentliche Ausschreibung
Der Rahmen für die öffentliche Ausschreibung: Kodex für öffentliche Aufträge
Der Kodex für öffentliche Aufträge legt die Grundsätze der öffentlichen Beschaffung fest:● Freier Zugang zur Ausschreibung
● Gleichbehandlung von Bewerbern
● Transparenz der Verfahren
Ab dem ersten ausgegebenen Euro muss der Einkäufer begründen können, wie er einen Lieferanten auswählt. In der Praxis hängt die Art der Auftragsvergabe von der Höhe des Auftragswertes ab.
Aufträge unter 15.000 € unterliegen nur wenigen rechtlichen Beschränkungen. Es bleibt dem Käufer unbenommen, den Lieferanten seiner Wahl zu nutzen. Dies wird gemeinhin freihändige Vergabe bezeichnet“.
Über 15.000 € muss der öffentliche Auftrag breit ausgeschrieben werden. Es wird zwischen MAPA (Marché à Procédure Adaptée) und Ausschreibungen (AO) unterschieden). Diese folgen einem streng formalen Verfahren.
Ein öffentlicher Auftrag (was auch immer es ist) wird in Lose unterteilt, um einen oder mehrere Lieferanten pro Produktfamilie auszuwählen.
Die Marktzuweisung kann die Teilnahme der lokalen Erzeuger erleichtern, wenn die Lose hinreichend fein abgestimmt und an die Realität des Spektrums der lokalen Betriebe oder Erzeugergemeinschaften angepasst sind.
Beispiel für eine Vergabe, an der sich lokale Hersteller möglicherweise für einzelne Lose beteiligen können.
"Öffentlicher Auftrag für frische Lebensmittel 2012 vergeben"
Los 1 : Butter, Sahne und pasteurisierte Milch
Los 2 : Frischkäse
Los 3 : Äpfel und Birnen
--> Zwischen Rahmenvertrag und Bestellvertrag unterscheiden
Ein Rahmenvertrag läuft in 2 Stufen ab: In einer ersten Phase werden die Lieferanten ausgewählt. Diese werden dann für jeden Bedarf der Gemeinde zu einer neuen Angebotsabgabe aufgerufen.Im Gegensatz dazu verbieten Ausschreibungen und Bestellungen nach MAPA den erneuten Wettbewerb von Lieferanten, sobald ein Auftrag erteilt wurde. Alle Vertragsbedingungen werden beim ersten Aufruf zur Einreichung von Angeboten festgelegt.
-->Die Ausschreibungsunterlagen genau lesen
Jedes Jahr werden viele öffentliche Aufträge vergeben. Wichtig ist, dass ein Kandidat diejenigen Aufträge auswählt, die er gewinnen kann, sodass er seine Bewerbungen sorgfältig vorbereiten kann, anstatt sich massenhaft zu bewerben.Es obliegt dem Bewerber, das DCE (Dossier de Consultation des Entreprises/deutsch: Vergabeunterlagen) beim öffentlichen Auftraggeber oder auf der Dienstleistungsplattform anzufordern.
Es ist wichtig, die Vergabebestimmungen, das CCAP (Besondere Administrative Bedingungen) und die CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières (deutsch: Besondere Technische Bestimmungen) im Detail zu studieren und dabei Folgendes zu beachten:
● den Vertragsgegenstand und die betroffenen Produktfamilien (Lose)
● die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
● das Datum und die Uhrzeit für die Angebotsabgabefrist
● Versandart für das Angebot (der Versand auf digitalem Wege wird nicht immer akzeptiert)
● die technischen Eigenschaften der Ausschreibung (CCTP: Produkt, Gewicht, Verpackung, Lieferung)
● die finanziellen Bedingungen des Vertrags (CCAP: Preisgestaltung, Zuschläge bei Verspätung etc.)
--> Die Kriterien für die Auftragsvergabe
"Wirtschaftlich günstigstes Angebot, bewertet auf der Grundlage der in den Ausschreibungsbedingungen festgelegten Kriterien".Beispiel 1 : 1: Lebensmittel, Preiskriterium gering bewertet (hier 30 % der Punkte)
Los 1:
Biespiel 2 : Lebensmittel, Preiskriterium gering bewertet (hier 60 % der Punkte)
In Belgien gibt es einen Leitfaden für Sozialklauseln für Ausschreibungen. Seit einiger Zeit werden auch Umweltklauseln untersucht.
Auf der Website https://marchespublics.wallonie.be finden Sie verschiedene Quellen zum Thema öffentliche Ausschreibungen für den Gastroservice:
- Das Handbuch Grün einkaufen, auf Französisch: Acheter Vert (2016) empfiehlt:
○ Mindestprozentsätze festzulegen oder Punkte für die Verwendung von saisonalem Obst und Gemüse zu vergeben;
○ Vertragsbedingungen für die maximale Reduzierung von Lebensmittelabfällen und Lebensmittelverpackungsabfällen vorzusehen;
○ Auswahlkriterien für Gastronomen anzuwenden, ob sie die entsprechenden Umweltmanagementmaßnahmen durchführen, wie z. B. der Schulung des Personals.
- Upload file cahier_special_type_cantine_gf_170918_deffr Lastenheft für Kantinen in Brüssel-Umwelt
- Upload file cateriing-EU GPP criteria die Kriterien der Europäischen Union für eine umweltfreundliche öffentliche Beschaffung
- Le Clic Local
für den Einkauf (Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung) von Lebensmitteln direkt bei den Produzenten in Ihrer Nähe (Direktverkauf)
- Rufen Sie das Datenblatt zum Leitfaden für nachhaltigen Einkauf ab
- WWF Fischratgeber
Besonderer Fokus auf die Produktqualität:
Dies kann in Form von branchenweit anerkannten Merkmalen (Fleischstücke, Obstkategorie, ohne Gentechnik), Besonderheiten der Zubereitung (Fleischwürfel in 30 g, gewaschenes Gemüse) oder der Verpackung (Plastikwanne), der hygienischen Qualität, der Frische von Obst und Gemüse (Zeit zwischen Ernte und Lieferung), der Reifung von Rindfleisch, des Magerfleischanteils, einer Charta der guten landwirtschaftlichen Praxis, eines Labels usw. ausgedrückt werden.
--> Die Antwortunterlagen zusammenstellen
Die Verwaltungsunterlagen bestehen aus mindestens:● Auftrag: Dieses Dokument stellt den Vertrag dar (eines pro Los) und muss daher unterschrieben werden.
● Einheitspreisplan, falls gewünscht
● das Formular DC1 (zum Herunterladen): Bewerbungsschreiben. Dies muss unterschrieben werden.
● das Formular DC2 (zum Herunterladen): Erklärung des Bieters.
● alle erforderlichen Verwaltungsunterlagen, die belegen, dass der Antragsteller seinen Steuer- und Sozialversicherungspflichten nachgekommen ist, oder das Formular NOTI 2 (anzufordern bei der Abteilung für öffentliche Finanzen).
Die Liste der erforderlichen Dokumente ist in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
Bei der Fremdvergabe oder bei Bietergemeinschaften eine Verwaltungsakte ausgefüllt werden.
Mithilfe der technischen Unterlagen kann der technische Wert des Angebots beurteilt werden.
Das Vergabeverfahren gibt den Inhalt und die Form vor: In einigen Fällen müssen bestimmte Fragen beantwortet werden und die Liste der erforderlichen Dokumente ist klar festgelegt. Manchmal sind umfassendere Fragen zu beantworten und die Struktur des Nachweises der technischen Leistungsfähigkeit ist nicht vollständig festgelegt.
Man sollte darauf achten, den Wert des Angebots (Organisation, Ausstattung, Qualifikation des Personals, Produktqualität, Referenzen von ähnlichen Kunden usw.) entsprechend der in den Ausschreibungsunterlagen gestellten Anforderung, insbesondere den Zuschlagskriterien, nachzuweisen. In manchen Fällen werden Proben verlangt und es wird ein Ausschuss für die Testverkostung gebildet.
GLOSSAR
AE: Acte d'Engagement (Verpflichtungserklärung des Bieters bzgl. Angebot und Preis): Verpflichtungserklärung. Das DC3-Formular ist ein Modell hierfür.
Bieter: Natürliche oder juristische Person, die ein Angebot für eine Ausschreibung einreicht.
BPU : Stückpreisliste (Bordereau des Prix Unitaires)
CCAP: Cahiers des Clauses Administratives Particulières (Spezielle Vertragsbedingungen). Dazu gehören vor allem Preisanpassungs- und Revisionsklauseln sowie Bedingungen für Verzugszinsen.
CCATP: Cahiers des Clauses Administratives et Techniques Particulières (Spezielle administrative und technische Vertragsbedingungen)
CCTP: Cahiers des Clauses Techniques Particulières (Spezielle technische Vertragsbedingungen)
DCE: Dossier de Consultation des Entreprises (Ausschreibungsunterlagen). Dies ist die Datei, die dem Bewerber vom öffentlichen Auftraggeber zugesandt wird. Die Datei enthält die Informationen, die für die Abfrage und Reaktion auf den Vertrag oder Rahmenvertrag erforderlich sind. Sie setzt sich zusammen aus den Ausschreibungsbedingungen, der Vertragsvereinbarung, den Sonderklauseln (CCAP + CCTP oder CCATP) und weiteren Vertragsdokumenten wie der Einheitspreisliste.
DC1, DC2, DC4, NOTI 2 : offizielle Formulare für die Teilnahme an öffentlichen Aufträgen.
Zum Download unter http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat
DQE: Devis Quantitatif Estimatif = AVA
Direkte Vereinbarung (Gré à gré): Auftrag ohne vorherige Bekanntmachung oder Ausschreibung vergeben, für einen Betrag von weniger als 15.000 €.
Einkäuferprofil: Eine digitale Website, die der Auftraggeber für seine Einkäufe verwendet. In der Praxis handelt es sich dabei um eine Website, gemeinhin als „Plattform“ bezeichnet, die unter einer Webadresse online gestellt wird und die für die Digitalisierung von Beschaffungsvorgängen erforderlichen Instrumente zentralisiert und über das Internet den Einkäufern und Wirtschaftsteilnehmern zur Verfügung stellt.
JAL: amtlichen Publikationsform (Journal habilité à recevoir des annonces légales)
Öffentliche Ausschreibung (Avis d'Appel Public à la Concurrence): verpflichtend für Aufträge über 15.000 €
MAPA: angepasstes Vergabeverfahren (Marché à Procédure Adaptée)
RC (Règlement de Consultation): Ausschreibungsbedingungen, eines der Elemente des DCE.
Vergabebehörde: Dies ist ein aus dem Gemeinschaftsrecht abgeleiteter Begriff. Es handelt sich um den Auftraggeber einer Einrichtung des öffentlichen Rechts. In Frankreich unterliegt sie dem französischen Gesetzbuch für das öffentliche Auftragswesen bzw. der Verordnung Nr. 2005-649 vom 6. Juni 2005.