Guide Producteurs --> Appels d'offre et contrats

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• Que sont les statuts sanitaires ?
• Qui peut m'aider à mettre en place un Plan de Maîtrise Sanitaire ?
• Traçabilité
• Etiquetage

Appels d'offre et contrats

Comment répondre à un appel d'offre ou à une demande de devis, passer un contrat avec un acheteur ?
Ce que les producteurs doivent savoir.

Proposition de cahier des charges type (France) Source : CNFPT-DRAAF des Pays de la Loire- DIRECCTE des Pays de la Loire

Identifier le type d'acheteur

Source : REALISAB

Répondre seul ou en groupe ?

S'organiser collectivement pour répondre à un marché permet de se compléter en termes de produits, de quantités, de saisonnalité, ... Le groupement se concrétise de façon plus ou moins pérenne, selon l'engagement de ses membres : il existe des groupements momentanés (conjoint ou solidaire) et des groupements pérennes (association, coopérative, société, GIE).

Dans le cadre d'un marché public, répondre en groupement est libre, même si ce n'est pas précisé dans le Dossier de Consultation des Entreprises.

Les marchés privés

Ils relèvent d'un établissement privé (écoles, y compris celles conventionnées par l'Etat, collèges, lycées, maisons de retraie) ou d'un acheteur privé (société de restauration collective, association).
L'intérêt des marchés privés consiste principalement en deux atouts :

• la possibilité d'un démarche commercial,
• un dossier administratif limité.

Points de vigilance :

• il vaut mieux rédiger un contrat par écrit en respectant le droit de la concurrence (notamment la transparence tarifaire), et la loi sur les délais de paiement entre professionnels, et préciser les règles de fixation des prix. Dans le cas d'une commande ponctuelle, un bon de commande ou un devis suffira, à condition d'être signé.
• lors de la signature du contrat, le producteur-fournisseur s'engage sur deux aspects essentiels : la sécurité sanitaire des produits alimentaires et sa capacité à honorer les commandes aux conditions fixées (notamment caractéristiques du produit, volumes, délais, prix, livraison, garanties...)

La commande publique

Le cadre de la commande publique : le code des marchés publics

Le code des marchés publics pose les principes de la commande publique :

• Liberté d'accès à la commande
• Égalité des traitements entre les candidats
• Transparence des procédures

Dès le premier euro dépensé, l'acheteur doit pouvoir justifier de la façon dont il choisit un fournisseur. En pratique, la façon de passer le marché dépend du montant de celui-ci.

Le saviez-vous ?
Les marchés d'un montant inférieur à 15 000€ sont peu contraints par la loi. L'acheteur reste libre de faire appel au fournisseur de son choix. On parle couramment de marché dit "de gré à gré".
Au-dessus de 15 000€, le marché public doit obligatoirement être largement diffusé. On distingue les MAPA (Marché à Procédure Adaptée) et les Appels d'Offre (AO). Ces derniers suivent une procédure strictement formalisée.

Un marché public (quel qu'il soit) est fractionné en lots, de façon à sélectionner un ou des fournisseurs par famille de produits.
L'allotissement du marché peut faciliter la réponse par des producteurs locaux si les lots sont suffisamment fins et adaptés à la réalité de la gamme des exploitations ou des groupements de producteurs locaux.




Exemple d'un marché auquel les producteurs locaux peuvent être en capacité de répondre par lot.
"Marché public de denrées alimentaires fraîches passé en 2012"
Lot 1 : beurre, crème et lait pasteurisé
Lot 2 : fromage fermier
Lot 3 : pommes et poires

--> Distinguer accord-cadre et marché à bons de commande

Un accord-cadre fonctionne en 2 étapes : les fournisseurs sont sélectionnés lors d'une première phase. ils sont ensuite remis en concurrence à chaque besoin de la collectivité.
Au contraire, les Appels d'Offre et les MAPA à bons de commande interdisent la remise en concurrence des fournisseurs lors de l'émission d'un bon de commande. Tous les termes du marché sont fixés dès la consultation initiale.

-->Étudier le Dossier de Consultation des Entreprises

De nombreux marchés publics sont passés tous les ans. Il est impératif pour un candidat de sélectionner les marchés qu'il a des chances de remporter, de façon à soigner ses dossiers de candidature plutôt que de répondre en masse.
C'est au candidat de faire la demande de DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) à l'acheteur public ou sur la plate-forme de services dématérialisés.
Il est important d'étudier en détails le Règlement de Consultation, le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) et le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières), en portant son attention sur :

• l'objet du marché et les familles de produits concernés (lots)
• les critères d'attribution du marché et leur pondération
• la date et l'heure limites de réception des offres
• le mode d'envoi de l'offre (l'envoi par messagerie numérique n'est pas toujours accepté)
• les caractéristiques techniques de la demande (CCTP : produit, grammage, conditionnement, livraison)
• les modalités financières du marché (CCAP : fixation des prix, pénalité de retard de livraison, ...)

--> Les critères d'attribution du marché

"Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés dans le Règlement de Consultation".
Exemple 1 : denrées alimentaires, critère prix minoritaire (ici 30% de la note)
Lot 1 :

Exemple 2 : denrées alimentaires, critère prix majoritaire (ici 60% de la note)

En Belgique, il existe un guide des clauses sociales pour les appels d'offre. Depuis quelques temps, les clauses environnementales sont aussi explorées.
Le site https://marchespublics.wallonie.be indique plusieurs ressources sur le sujet des marchés publics de service alimentaire :

• Le manuel Acheter Vert (2016) conseille de :
  • spécifier un pourcentage minimal d’aliments qui doivent être produits de manière biologique. Lors de la phase d’attribution, octroyez des points supplémentaires pour les pourcentages supérieurs au minimum requis;
  • préciser des pourcentages minimaux ou d'attribuer des points pour l’utilisation de fruits et légumes de saison;
  • prévoir des conditions contractuelles concernant la réduction maximale du gaspillage alimentaire et des déchets d’emballages alimentaires;
  • d'appliquer des critères de sélection pour les restaurateurs sur la base de l’application de mesures de gestion environnementale appropriées, telles que la formation du personnel.
  • Télécharger le fichier cahier_special_type_cantine_gf_170918_deffr Cahier des charges pour les cantines de Bruxelles-environnement
    • Télécharger le fichier cateriing-EU GPP criteria les critères des marchés publics écologiques de l'Union européenne
  • Le Clic Local pour acheter (en procédure négociée sans publicité) des denrées alimentaires directement chez les producteurs les plus proches de chez vous (en circuit court)
    • Accédez à la fiche du Guide des achats durables
  • Guide de consommation WWF pour le poisson

Focus sur la notion de qualité des produits :
Elle peut s'exprimer sous la forme de caractéristiques reconnues par la filière (morceaux de viande, catégorie de fruit, sans OGM), de spécificités de préparation (viande cubée en 30g, légumes lavés) ou de conditionnement (bac plastique), de qualité sanitaire, de la fraîcheur des fruits et légumes (délai entre récolte et livraison), de la maturation de la viande bovine, du taux de viande maigre, d'une charte des bonnes pratiques d'élevage, d'un label, ...

--> Constituer le dossier de réponse

Le dossier administratif est constitué au minimum de :

• l'Acte d'Engagement. Ce document constitue le contrat (un par lot) et doit donc être signé.
• le bordereau des Prix Unitaires, s'il est demandé
• le formulaire DC1 (à télécharger) : lettre de candidature. Il doit impérativement être signé.
• le formulaire DC2 (à télécharger) : déclaration du candidat.
• toutes les pièces administratives demandées prouvant que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et sociales ou le formulaire NOTI 2 (à demander à la Direction des Finances Publiques).

La liste des documents exigés est précisée dans le Dossier de Consultation des Entreprises.
En cas de sous-traitance ou de co-traitance, le dossier administratif doit être complété.

Le dossier technique permet de juger la valeur technique de l'offre.
Le Règlement de Consultation en précise le contenu et la forme attendus : dans certains cas, il faut répondre à des questions précises et la liste des pièces exigées est clairement spécifiée. Parfois, il s'agit de répondre à des questions plus larges et la structure du mémoire technique n'est pas complètement précisée.

On s'efforcera d'apporter des preuves de la valeur de son offre (organisation, matériel, qualification des personnes, qualité produit, références de clients similaires, ...) en réponse à la demande exprimée dans le DCE, en particulier les critères d'attribution du marché. Des échantillons sont parfois exigés et des commissions de dégustation mises en place.

GLOSSAIRE :
AE: Acte d'Engagement = Lettre d'engagement. le formulaire DC3 en constitue un modèle.
Avis d'Appel Public à la Concurrence : obligatoire pour les marchés au-dessus de 15K€
BPU : Bordereau des Prix Unitaires
CCAP: Cahiers des Clauses Administratives Particulières : on y trouve notamment les Clauses d'ajustement et de révision des prix, ainsi que les conditions des pénalités de retard.
CCTP: Cahiers des Clauses Techniques Particulières
CCATP: Cahiers des Clauses Administratives et Techniques Particulières
DCE: Dossier de Consultation des Entreprises : c'est le dossier transmis au candidat par l'acheteur public. Le dossier contient les informations nécessaires à la consultation et à la réponse ua marché ou à l'accord-cadre. Il est composé du Règlement de Consultation, de l'Acte d'Engagement, des cahiers des clauses particulières (CCAP + CCTP ou CCATP), ainsi que des autres documents contractuels comme le Bordereau des Prix Unitaires.
DC1, DC2, DC4, NOTI 2 : formulaires officiels pour répondre aux marchés publics.
Téléchargeables sur http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat
DQE: Devis Quantitatif Estimatif
Gré à gré: marché passé sans publicité, ni mise en concurrence préalable, d'un montant inférieur à 15K€
JAL: journal habilité à recevoir des annonces légales
MAPA: Marché à Procédure Adaptée
Pouvoir adjudicateur: notion issue du droit communautaire. il s'agit de l'acheteur d'un organisme de droit public. En France, il est soumis au code des marchés publics français ou à l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005.
Profil d'acheteur: site dématérialisé auquel le pouvoir adjudicateur a recours pour ses achats. En pratique, il s'agit d'un site, communément appelé "plate-forme", mis en ligne à une adresse Web, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition, via Internet, des acheteurs et des opérateurs économiques.
RC: Règlement de Consultation, un des éléments du DCE
Soumissionnaire: personne physique ou morale qui propose une offre en réponse à un marché.

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