Guide Producteurs --> Administration des ventes
Les documents commerciaux
En France
Les Conditions Générales de Vente
Les conditions générales de vente sont l'un des fondements de la relation commerciale. la loi impose la communication de ces conditions à tout acheteur potentiel si elles existent.Les conditions générales sont applicables à la condition expresse qu'elles aient été acceptées par le client avant la livraison. L'idéal est qu'elles apparaissent sur le bon de commande ou sur le devis pour éviter que le client ne puisse soutenir qu'il n'en a pas eu connaissance lors de la signature du contrat.
Elles doivent obligatoirement contenir les informations suivantes :
- conditions de paiement,
- barèmes de prix,
- rabais, remises et ristournes,
- pénalités de retard,
- avantages particuliers.
--> Le devis
Il présente la proposition commerciale. Il n'est pas obligatoire, mais pour prévenir tout risque de litige, il est conseillé de faire signer au client un document de ce type, en double exemplaire, sur lequel figurent les conditions générales de l'entreprise ainsi que les mentions suivantes :- Les références de l’entreprise et du client,
- La date,
- Le délai des prestations et ou de la livraison,
- Le prix en précisant :
- Le HT, la TVA et le TTC si l’activité est soumise à TVA,
- Le montant TTC avec la mention (TVA non applicable, article 293 B du Code général des Impôts) si l’activité n’est pas soumise à la TVA (CA HT inférieur à 37 400).
- La durée de validité de l’offre.
- Un devis signé par les deux parties devient un document contractuel au regard du Code civil. En cas de litige ultérieur, le devis est alors le document de référence.
-->Le bon de commande
Le bon de commande matérialise l’accord avec le client. Il mentionne les conditions générales de vente, les droits et les obligations de l’entreprise et de son client et peut confirmer ou modifier certaines clauses ou éléments de la proposition commerciale.Le bon de commande peut être le devis lorsqu’il est retourné daté et signé.
- Le bon de commande doit comporter toutes les coordonnées de votre société, y compris le n° de RCS, capital, forme juridique et numéro de TVA intracommunautaire.
- Il doit être numéroté de façon à permettre un suivi rigoureux de la trésorerie.
- Il comporte également le détail des prestations commandés (quantité, prix unitaire, montant total, taux de TVA) ainsi que les modalités de règlement.
- Il doit être signé par des personnes habilitées et comporter le nom du demandeur.
-->Le bon de livraison
Le bon de livraison confirme l’exécution de la commande. En général il accompagne le bien livré et doit être signé par le client afin d’attester de la bonne livraison et réception de la marchandise./ ! \ Remarque : ce bon peut comporter les éléments de traçabilité requis (n° de lot, origine…)
-->Les frais de livraison
Toute livraison comporte des frais et des risques (accident, avarie…) et il convient de préciser, lors de la passation de la commande, qui va les assumer.-->La facture
La facture est un document commercial obligatoire qui doit être délivré par le fournisseur pour toute vente ou toute prestation de service effectuée par un professionnel.Elle doit être rédigée en double exemplaire :
- Un destiné au client
- Un destiné au fournisseur pour son classement dans le dossier client.
Dans la réalité, la facture est souvent établie en triple exemplaire ; le troisième exemplaire est rangé dans le classement chronologique, mis à la disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle.
La production d’une facture est libre dans le forme mais le code du commerce oblige d’y mentionner un certain nombre d’informations.
En plus des différentes mentions obligatoires imposées par l’administration fiscale, la facture doit comporter les informations générales communes à tous documents commerciaux.
Chaque mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de quinze euros, étant précisé que cette dernière ne peut excéder le quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI).
Cas particulier de l’avoir :
- L’avoir doit comporter le n° de la facture concernée par cette opération.
-->Les taux de TVA
Les taux de TVA ont été modifiés au 1er janvier 2014 :- Le taux normal est passé de 19,6% à 20%,
- Le taux intermédiaire a été relevé de 7 à 10%,
- Le taux applicable en Corse est passé de 8 à 10%,
- Le taux réduit est resté fixé à 5,5%.
Le taux de remboursement forfaitaire de TVA est de 3,89% (cas général) et 4,90% (lait, basse-cour, œufs, animaux de boucherie).
Source : REALISAB
Au Luxembourg
Dans le cadre du commerce international, plusieurs documents commerciaux sont utilisés lors des échanges entre opérateurs.
Le contrat de vente
Le contrat de vente est l’acte initial qui constate l’obligation du vendeur de livrer les biens convenus, et celle de l’acheteur de les payer. Il définit les biens vendus ainsi que les conditions de la vente et de la livraison, en précisant en principe l’Incoterm(1) choisi par les parties. Sa forme est généralement libre : il peut être complété par des conditions générales de vente voire remplacé par un bon de commande.
(1) :Les Incoterms® (termes du commerce international, en anglais INternational COmmercial TERMS) sont un ensemble de codifications élaborées par la Chambre de Commerce Internationale (CCI). Leur but est d’uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international pour le transport des marchandises. Les Incoterms® définissent les obligations du vendeur et de l’acheteur lors d’une transaction commerciale en ce qui concerne la répartition des frais de transport des marchandises (emballage, manutention, transport, formalités et droits et taxes douanières, assurances, etc.), le point de transfert des risques, c’est-à-dire l’étape à partir de laquelle l’acheteur sera responsable de la marchandise en cas de dommage ou d’avarie, les documents et informations que le vendeur doit fournir à l’acheteur.
La facture proforma
Il s’agit d’une facture provisoire, qui n’a pas de valeur comptable, mais qui constitue une proposition d’offre commerciale. Elle peut permettre à l’acheteur d’obtenir une autorisation pour l’importation par exemple. Elle contient également les conditions de vente de la marchandise. Si l’offre et les conditions sont confirmées par l’acheteur, ce dernier enverra un bon de commande au vendeur.
La facture commerciale
La facture commerciale est le document de référence pour toute opération logistique. Elle permet d'établir la déclaration d'exportation, d'importation, le titre de transport, les documents d'origine et éventuellement le règlement par crédit documentaire. Elle est donc exigée pour tout envoi international et toujours requise pour le dédouanement. Elle contient les informations de base sur la transaction, notamment :
● les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire (nom et adresse)
● la date d’émission
● le numéro de facture
● la désignation des biens (nom, type, etc.)
● l’unité de mesure
● la quantité des biens
● la valeur unitaire
● la valeur totale des articles
● la valeur totale de la facture et la devise de paiement
● les conditions de paiement (mode et date de paiement, ristournes, etc.)
● les conditions de livraison conformément à l’Incoterm adéquat
● le(s) moyen(s) de transport.
A noter que la loi TVA luxembourgeoise impose des mentions obligatoires sur les factures de vente.
La liste de colisage
La liste de colisage (packing list, en anglais) est un document répertoriant tous les colis qui constituent une expédition. Elle est jointe à la facture commerciale et aux documents de transport et permet de vérifier la conformité de l’expédition à la commande. Il s’agit d’une pièce exigée par les douanes reprenant l’identification de chaque colis (marques, numéros, poids brut et net, dimensions, cubage, contenu, etc.).
La lettre de crédit
La lettre de crédit, également appelée crédit documentaire, est l’engagement d’une banque de payer un montant déterminé à l’expéditeur d’une marchandise, contre remise, dans un délai fixé, de documents conformes prouvant que la marchandise a été expédiée. Le crédit documentaire est soumis à des règles strictes édictées par la Chambre de Commerce Internationale.
Le certificat d’assurance
L’assurance couvrant les marchandises transportées peut être souscrite soit directement auprès d’une compagnie d’assurance, soit auprès du transporteur. Elle ne couvre pas la responsabilité civile.
Le certificat d’assurance est établi par la compagnie d’assurance. Il matérialise la police choisie : la valeur de l’envoi, la valeur assurée, la prime de l’assurance et la garantie choisie. Il sera utilisé par le bénéficiaire en cas de dommages.
Les taux de TVA
Actuellement, quatre taux sont d'application au G.-D. de Luxembourg:
• un taux normal de 17% pour les opérations imposables autres que celles visées ci-dessous;
• un taux réduit de 8% pour les livraisons de biens et les prestations de services ainsi que pour les acquisitions intracommunautaires et importations de biens, tels que ces biens et services sont désignés à l'annexe A de la loi TVA du 12.02.1979 ainsi que ceux visés à l'article 40, paragraphe 1, point 1°, sous b), c), d) et e);
• un taux super-réduit de 3% pour les livraisons de biens et les prestations de services ainsi que pour les acquisitions intracommunautaires et importations de biens, tels que ces biens et services sont désignés à l'annexe B de la loi TVA du 12.02.1979;
• un taux intermédiaire de 14% pour les livraisons de biens et les prestations de services ainsi que pour les acquisitions intracommunautaires et importations de biens, tels que ces biens et services sont désignés à l'annexe C de la loi TVA du 12.02.1979.
Source : http://www.aed.public.lu/tva/taux/index.html
Allemagne
Conformément au § 14, alinéa 4 UStG (Umsatzsteuergesetz ; loi sur la taxe sur la valeur ajoutée, TVA), une facture doit contenir les informations suivantes :
1. le nom et l'adresse complets du prestataire fournissant les services et du bénéficiaire des services,
2. le numéro d'identification fiscale (Steuernummer) attribué au prestataire par l'administration fiscale (Finanzamt) ou le numéro d'identification à la TVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) attribué au prestataire par l'Office central fédéral des impôts (Bundeszentralamt für Steuern),
3. la date d‘émission,
4. un numéro consécutif avec une ou plusieurs séries de chiffres, qui est attribué une fois par l'émetteur de la facture pour identifier la facture (numéro de facture, Rechnungsnummer),
5. la quantité et le type (dénomination commerciale usuelle) des biens livrés ou l'étendue et la nature des autres services,
6. la date de la livraison ou autre exécution ; en cas de paiement (partiel) à l'avance, la date de la réception de la rémunération ou d'une partie de la rémunération, si le moment de la réception est fixé et ne coïncide pas avec la date d'émission de la facture,
7. la rémunération pour la livraison ou autre service, ventilée en fonction des taux d'imposition et des exonérations fiscales individuelles (§ 10 Umsatzsteuergesetz, loi sur la TVA), ainsi que toute réduction de la rémunération convenue à l'avance, sauf si elle a déjà été prise en compte dans la rémunération,
8. le taux d'imposition applicable (0 %, 7 %, 19 %) et le montant de la taxe à payer sur la rémunération ou, en cas d'exonération, une indication que la fourniture ou autre service est exonéré,
9. dans le cas des prestations imposables de travail ou d'autres services en rapport avec des biens immobiliers qui sont fournies à des non-entrepreneurs ou à des entrepreneurs pour leurs activités non entrepreneuriales, une référence à l'obligation du bénéficiaire de conserver les documents pendant deux ans.
Dans des cas particuliers (par exemple, les livraisons intracommunautaires), des informations supplémentaires doivent être présentées.
Si un seul de ces informations manque, une déduction de la taxe en amont n'est pas possible !
Si des acomptes ont été versés pour un projet, les paiements partiels perçus avant la livraison ou autre prestation et les montants de taxe qui leur sont imputables doivent être déduits dans la facture finale si des factures ont été émises pour les paiements partiels (§ 14, alinéa 5, deuxième phrase, Umsatzsteuergesetz, loi sur la TVA). Exemple de facture finale :
30 000,00 € montant net
- 5 700,00 € plus TVA 19 %
23 200,00 € paiements anticipés déjà effectués
12 500,00 € solde restant dû
TVA incluse dans le solde du montant 2 500,00 €
TVA incluse dans les paiements anticipés 3 200,00 €
Facture d'annulation / facture de correction
Les factures émises de manière incorrecte ou les factures relatives à des services qui n'ont pas pu être exécutés doivent être corrigées ou annulées au moyen d'un justificatif.
Le législateur a prévu le règlement suivant sur la correction des factures : les corrections de facture doivent être effectuées par un document spécifique et clairement lié à la facture. C'est régulièrement le cas lorsque ce document contient le numéro consécutif de la facture originale ; un nouveau numéro de facture pour ce document n'est pas nécessaire. Le document avec lequel la correction doit être effectuée doit répondre aux exigences formelles des §§ 14 et 14a Umsatzsteuergesetz, loi sur la TVA (14.11 al. 1 Umsatzsteuer-Anwendungserlass, décret d’application de la TVA).
En raison des exigences susmentionnées (y compris les détails complets de la facture), il est plus facile d'utiliser la facture originale (le numéro et la date de la facture et les autres éléments ne changent pas) et d'ajouter simplement "Annulé le JJ.MM.AA" ("Storniert am TT.MM.JJ") en gros caractères sur le reçu. Si le contenu de la facture était incorrect, c'est-à-dire que le service est toujours fourni, une nouvelle facture (corrigée) doit être émise en plus de la facture d'annulation. La nouvelle facture aura son propre numéro de facture et une date de facture actuelle.