Leitfaden für Produzenten --> Vertriebsverwaltung
Geschäftsunterlagen
In Frankreich
--> Allgemeine Verkaufsbedingungen
Die Allgemeinen Verkaufsbedingungen sind eine der Grundlagen der Geschäftsbeziehung. Das Gesetz verlangt, dass diese, sofern sie existieren, jedem potenziellen Käufer mitgeteilt werden.Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten unter der ausdrücklichen Bedingung, dass sie vom Kunden vor der Lieferung akzeptiert wurden. Idealerweise sollten sie auf dem Bestellschein oder dem Angebot erscheinen, um zu vermeiden, dass der Kunde vorgeben kann, sie bei Unterzeichnung des Vertrags nicht gekannt zu haben.
Sie müssen die folgenden Informationen enthalten:
● Zahlungsbedingungen,
● Preislisten,
● Ermäßigungen, Rabatte und Rückerstattungen,
● Säumnisgebühren,
● besondere Vergünstigungen.
--> Kostenvoranschlag
Dies ist das Angebot. Es ist nicht zwingend erforderlich, aber um jegliches Risiko eines Rechtsstreits zu vermeiden, ist es ratsam, den Kunden ein solches Dokument unterschreiben zu lassen, in dem Folgendes erwähnt wird:- Unternehmens- und Kundenreferenzen,
- Datum,
- Lieferziel der Dienstleistungen und oder Lieferung,
- Preis durch Angabe von:
- zuzgl. MwSt?., MwSt?. oder inkl. MwSt?., wenn die Tätigkeit der MwSt?. unterliegt,
- Betrag inkl. MwSt?. mit dem Hinweis (MwSt?. nicht anwendbar, Artikel 293 B des Allgemeinen Steuergesetzbuchs), wenn die Tätigkeit nicht der MwSt?. unterliegt (Umsatz ohne MwSt?. niedriger als 37 400),
- Gültigkeitsdauer des Angebots,
- Ein von beiden Parteien unterzeichneter Kostenvoranschlag wird zu einem Vertragsdokument nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Im Falle eines späteren Streits ist der Kostenvoranschlag das Bezugsdokument.
-->Bestellschein
Mit dem Bestellschein kommt die Vereinbarung mit dem Kunden zustande. Hier sind die allgemeinen Verkaufsbedingungen aufgeführt, ebenso die Rechte und Pflichten des Unternehmens und seines Kunden sowie die Bestätigung oder aber Änderungen bestimmter Klauseln oder Bestandteile des Geschäftsangebots.Der Bestellschein kann das Angebot sein, wenn er datiert und unterschrieben zurückgeschickt wird.
- Der Bestellschein muss alle Angaben zu Ihrem Unternehmen enthalten, einschließlich der Handelsregisternummer, des Kapitals, der Rechtsform und der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuernummer.
- Er muss nummeriert sein, um eine genaue Überwachung der Zahlungsmittel zu ermöglichen.
- Er enthält auch die Angaben zu den bestellten Leistungen (Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag, Mehrwertsteuersatz) sowie die Zahlungsbedingungen.
- Er muss von autorisierten Personen unterzeichnet sein und den Namen des Auftraggebers enthalten.
-->Lieferschein
Der Lieferschein bestätigt die Ausführung der Bestellung. Er wird in der Regel der gelieferten Ware beigefügt und muss vom Kunden unterschrieben werden, um die ordnungsgemäße Lieferung und den Empfang der Ware zu bescheinigen./ ! \ Hinweis : Dieser Beleg kann die erforderlichen Elemente der Rückverfolgbarkeit enthalten (Chargennummer, Herkunft...)
-->Lieferkosten
Jede Lieferung ist mit Kosten und Risiken (Unfall, Beschädigung...) verbunden und es ist ratsam, bei der Bestellung anzugeben, wer diese übernimmt.-->Rechnung
Die Rechnung ist ein notwendiges Geschäftsdokument, das vom Lieferanten für jeden Verkauf oder jede von einem Gewerbetreibenden erbrachte Dienstleistung ausgestellt werden muss.Sie muss in zweifacher Ausfertigung erstellt werden:
- Eine Ausfertigung für den Kunden,
- Eine Ausfertigung für den Lieferanten zur Ablage in der Kundendatei.
In der Realität wird die Rechnung oft in dreifacher Ausführung ausgestellt; die dritte Kopie wird in chronologischer Reihenfolge aufbewahrt und steht den Steuerbehörden im Falle einer Prüfung zur Verfügung.
Es ist egal, in welcher Form eine Rechnung erstellt wird, aber das Handelsgesetzbuch verpflichtet zur Angabe bestimmter Informationen.
Zusätzlich zu den von den Steuerbehörden auferlegten Pflichtangaben muss die Rechnung die allgemeinen Informationen enthalten, die für alle Geschäftsdokumente gelten.
Jede fehlende oder ungenaue Angabe kann mit einer Geldstrafe in Höhe von fünfzehn Euro belegt werden, wobei diese Geldstrafe ein Viertel des streitigen Rechnungsbetrags nicht überschreiten darf (Artikel 1737 II CGI).
Sonderfall Gutschrift:
● Die Gutschrift muss die Nummer der betreffenden Rechnung enthalten.
Das Unternehmen und der Kunde müssen die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren (Verjährungsfrist für Rechtsstreitigkeiten).
-->Mehrwertsteuersätze
Die Mehrwertsteuersätze wurden zum 1. Januar 2014 geändert:- Der Regelsatz wurde von 19,6 % auf 20 % erhöht,
- der Zwischensatz wurde von 7 % auf 10 % angehoben,
- der auf Korsika geltende Satz wurde von 8 auf 10 % erhöht,
- der ermäßigte Satz bleibt bei 5,5 %.
/ ! \ Achtung: In den Texten der Steuerbehörden kann sich der Begriff „ermäßigter Satz“ sowohl auf den 5,5%igen als auch auf den 7%igen Satz beziehen.
Die pauschale Mehrwertsteuererstattung beträgt 3,89 % (allgemeiner Fall) und 4,90 % (Milch, Geflügel, Eier, Schlachttiere).
Quelle: REALISAB
In Luxemburg
Im Rahmen des internationalen Handels werden verschiedene Geschäftsdokumente für den Austausch zwischen den Betrieben verwendet.
Der Kaufvertrag
Der Kaufvertrag ist der erste Akt, der die Verpflichtung des Verkäufers festlegt, die vereinbarte Ware zu liefern, und die des Käufers, sie zu bezahlen. Er definiert die verkauften Waren sowie die Verkaufs- und Lieferbedingungen, wobei er grundsätzlich die von den Parteien gewählten Incoterms® (1) angibt. Die Form ist generell nicht festgelegt: Er kann durch die Allgemeinen Verkaufsbedingungen ergänzt oder durch einen Bestellschein ersetzt werden.
(1): Die Incoterms® (INternational COmmercial TERMS) sind eine Reihe von freiwilligen Klauseln, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) entwickelt wurden. Ziel ist es, die im internationalen Handel am häufigsten verwendeten Handelsklauseln für den Transport von Waren zu standardisieren. Die Incoterms® definieren die Verpflichtungen des Verkäufers und des Käufers bei einem Handelsgeschäft in Bezug auf die Verteilung der Kosten für den Transport der Ware (Verpackung, Handhabung, Transport, Zollformalitäten und -abgaben, Versicherung usw.), den Punkt des Übergangs des Risikos, d. h. den Zeitpunkt, von dem an der Käufer im Falle einer Beschädigung oder eines Verlusts für die Ware verantwortlich ist, sowie die Dokumente und Informationen, die der Verkäufer dem Käufer zur Verfügung stellen muss.
Die Proformarechnung
Es handelt sich dabei um eine vorläufige Rechnung, die keinen buchhalterischen Wert hat, sondern einen Vorschlag für ein Angebot darstellt. Es kann dem Käufer z. B. ermöglichen, eine Einfuhrgenehmigung zu erhalten. Sie enthält auch die Verkaufsbedingungen für die Ware. Wenn das Angebot und die Bedingungen vom Käufer bestätigt werden, sendet der Käufer dem Verkäufer einen Bestellschein.
Die Warenrechnung
Die Warenrechnung ist das Referenzdokument für jeden Logistikvorgang. Sie ermöglicht die Erstellung der Ausfuhr- und Einfuhranmeldung, des Frachtpapiers, der Ursprungsbescheinigung und ggf. das Dokumentenakkreditiv. Sie ist daher für alle internationalen Sendungen erforderlich und wird immer für die Zollabfertigung benötigt. Es enthält grundlegende Informationen über die Transaktion, darunter:
● Angaben zum Absender und Empfänger (Name und Adresse),
● das Ausstellungsdatum,
● die Rechnungsnummer,
● die Bezeichnung der Ware (Name, Typ, etc.),
● die Maßeinheit,
● die Menge der Waren,
● den Einheitswert,
● der Gesamtwert der Artikel,
● den Gesamtwert der Rechnung und die Währung der Zahlung,
● Zahlungsbedingungen (Zahlungsart und -datum, Rabatte usw.),
● die Lieferbedingungen gemäß dem entsprechenden Incoterm,
● das/die Transportmittel.
Bitte beachten Sie, dass das luxemburgische Mehrwertsteuergesetz verpflichtende Angaben auf Rechnungen vorschreibt.
Die Packliste
Die Packliste (packing list auf Englisch) ist ein Dokument, das alle Packstücke auflistet, aus denen eine Sendung besteht. Sie wird der Rechnung und den Transportpapieren beigefügt und ermöglicht die Überprüfung der Übereinstimmung der Sendung mit der Bestellung. Dies ist ein vom Zoll verlangtes Dokument, das jedes Packstück aufzählt (Zeichen, Nummern, Brutto- und Nettogewicht, Abmessungen, Kubatur, Inhalt usw.).
Der Kreditbrief
Ein Kreditbrief, auch Dokumentenakkreditiv genannt, ist die Zusage einer Bank, einen bestimmten Betrag an den Absender von Waren zu zahlen, wenn innerhalb einer bestimmten Frist Dokumente vorgelegt werden, die den Versand der Waren belegen. Das Dokumentenakkreditiv unterliegt strengen Regeln, die von der Internationalen Handelskammer festgelegt sind.
Versicherungsschein
Die Versicherung der beförderten Güter kann entweder direkt bei einer Versicherungsgesellschaft oder beim Spediteur abgeschlossen werden. Sie umfasst nicht die Haftpflicht.
Der Versicherungsschein wird von der Versicherungsgesellschaft ausgestellt. Er beinhaltet die gewählte Versicherungspolice: Wert der Sendung, Versicherungswert, Versicherungsprämie und gewählte Deckung. Der Versicherungsschein wird vom Versicherten im Schadensfall verwendet.
Mehrwertsteuersätze
- Derzeit gelten im Großherzogtum Luxemburg vier Steuersätze:
• ein ermäßigter Steuersatz von 8 % für Produkte und Dienstleistungen sowie für den innergemeinschaftlichen Kauf und die Einfuhr von Gütern; dabei handelt es sich um Güter und Dienstleistungen, die im Anhang A des Mehrwertsteuergesetzes vom 12. Februar 1979 beschrieben sind, oder solche, die in Artikel 40, Absatz 1, Punkt 1 unter b, c, d und e genannt werden;
• ein stark ermäßigter Satz von 3 % für Produkte und Dienstleistungen sowie für den innergemeinschaftlichen Erwerb und die Einfuhr von Gütern; dabei handelt es sich um Güter und Dienstleistungen, die im Anhang B des Mehrwertsteuergesetzes vom 12. Februar 1979 genannt sind;
• ein Zwischensatz von 14 % für Produkte und Dienstleistungen sowie für den innergemeinschaftlichen Erwerb und die Einfuhr von Gütern; dabei handelt es sich um Güter und Dienstleistungen, die im Anhang C des Mehrwertsteuergesetzes vom 12. Februar 1979 genannt sind.
Quelle: http://www.aed.public.lu/tva/taux/index.html
Deutschland
Nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz; muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (Auftraggeber),
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei einer (Abschlags-)zahlung im Voraus den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz (0 %, 7 %, 19 %) sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, die für Nichtunternehmer bzw. Unternehmer für deren nicht unternehmerischen Bereich erbracht werden, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers von zwei Jahren.
In besonderen Fällen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen) kommen weitere Angaben hinzu.
Fehlt nur eine der Angaben, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich!
Wurden bei einem Projekt Vorauszahlungen/Abschlagszahlungen geleistet, sind in der Endabrechnung die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind (§ 14 Abs. 5 S. 2 UStG). Beispiel für eine Endabrechnung:
30.000,00 € Nettoentgelt
● 5.700,00 € plus Umsatzsteuer 19 %
35.700,00 € Bruttoentgelt
bereits geleistete Vorauszahlungen
verbleibender Restbetrag
Im Restbetrag enthaltene Umsatzsteuer 2.500,00 €
In den Vorauszahlungen enthaltene Umsatzsteuer 3.200,00 €
Stornorechnung / Korrekturrechnung
Falsch ausgestellte Rechnungen bzw. Rechnungen über Leistungen, die nicht erbracht werden konnten, müssen mittels Beleg korrigiert bzw. storniert werden.
Der Gesetzgeber hat folgende Regelung zur Berichtigung von Rechnungen vorgesehen: Die Berichtigung von Rechnungen muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist; eine neue Rechnungsnummer für dieses Dokument ist nicht erforderlich. Das Dokument, mit dem die Berichtigung durchgeführt werden soll, muss die formalen Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG erfüllen (14.11 Abs. 1 UStAE).
Aufgrund der v. g. Vorgaben (u. a. vollständige Rechnungsangaben) ist es am einfachsten, wenn Sie die ursprünglich ausgestellte Rechnung nutzen (Rechnungsnummer und Rechnungsdatum und auch der sonstige Inhalt ändert sich nicht) und lediglich „Storniert am TT.MM.JJ“ in Großschrift auf dem Beleg ergänzen. Falls die Rechnung inhaltlich falsch war, die Leistung also trotzdem erbracht wird, ist neben der Stornorechnung eine neue (korrigierte) Rechnung auszustellen. Die neue Rechnung bekommt eine eigene Rechnungsnummer sowie ein aktuelles Rechnungsdatum.